Article du 3 février 2016 –

Les enjeux de la dématérialisation du courrier

Malgré l’utilisation en masse des e-mails (courriers électroniques), on ne peut pas encore totalement se passer du courrier postal. Cela concerne avant tout les entreprises et leur courrier relationnel. En effet, ces dernières doivent obligatoirement envoyer certains types de documents par voie postale. Par exemple, pour des questions juridiques, l’envoi de certains documents par mail n’a pas de valeur légale.

La dématérialisation du courrier

Les enjeux de la dématérialisation pour les entreprises

Mais pour les entreprises qui visent la dématérialisation, quelle serait la solution ?

Nous avons la réponse : l’externalisation de l’impression et de l’envoi de leur courrier. Le but étant de confier son courrier à une entreprise spécialisée. Tout le processus est pris en charge par la société de gestion du courrier : de l’impression à l’envoi.

Nous entendons déjà vos objections :

1/ L’organisation : il faut repenser nos habitudes et changer notre méthode de travail.

2/ L’argent : il faut payer un prestataire pour quelque chose que nous pouvons faire en interne.

3/ La confidentialité : si nos documents sont confidentiels, ils seront peut-être lus ou récupérés…

D’accord, nous comprenons. Mais voilà notre avis :

1/ Plutôt que de perdre du temps à tergiverser, c’est le moment d’affecter votre personnel à des tâches plus valorisantes que la gestion du courrier. Ne perdez plus une minute !

2/ Simplement, la part de votre budget consacrée à la gestion de votre courrier diminuera en externalisant. Faîtes le calcul : papier + encre + machines + enveloppes + timbres + personnels… Et ne revenons pas sur le gain de temps…

3/ L’entreprise que vous choisissez sera un partenaire plus qu’un simple prestataire. Vous pouvez être en relation régulière avec elle et instaurer une confiance. Pour plus de sécurité, il existe des labels de confiance comme celui de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance).

La dématérialisation, pourquoi est-ce inévitable ?

La dématérialisation est dans la continuité de la transformation numérique de l’entreprise. C’est un levier de croissance pour les professionnels. En France, les opportunités des technologies d’informations et de communications ne cessent d’augmenter. Elles sont d’ailleurs soutenues par le gouvernement. Ce dernier a lancé en 2012, le programme « Transition Numérique ».

Elle constitue un défi pour la productivité globale de l’entreprise : gain de productivité de 30 %, dû à la réduction du temps consacré à la manipulation du papier.

De plus, l’enjeu est réellement financier car, d’après la source Markess et GS1, toute la chaîne de traitement d’une facture passe de 14 euros format papier à moins d’1 euros en format électronique…

Les enjeux sont donc bien réels et perçus par les principaux acteurs de l’économies (l’Etat et les entreprises). N’hésitez donc plus à revoir votre organisation et décidez de ce qui peut être confié à des partenaires, tout en respectant la santé de votre entreprise.

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