Passer à la facture électronique : avantages et réglementation

 La facture électronique serait-elle l’avenir de la preuve de transaction marchande ? Découvrez les exigences de la facturation dématérialisée et la marche à suivre pour la mettre en œuvre. Des solutions existent pour passer à la facture numérique en toute simplicité !

Pourquoi la facture électronique ? De quoi s’agit-il ?

Au 1er janvier 2020, l’émission de factures se fera uniquement par voie électronique pour toutes les entreprises françaises à destination des marchés publics (Etat et services publics).

Valable pour toutes les entreprises françaises
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Jusqu’alors requis pour les plus grandes sociétés, en 2018 et 2019 les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et les petites et moyennes entreprises (PME) seront soumis aux mêmes règles.

La facture électronique est la suite logique de l’évolution de la production de preuves d’achat ou de vente. Bien qu’elle paraisse plus simple à mettre en œuvre, elle est, en réalité, le fruit de nombreuses manipulations techniques. Il ne s’agit pas seulement de créer un document électronique et de l’envoyer au destinataire souhaité par mail. Ce document contient des données personnelles, son contenu et sa forme doivent respecter une processus d’élaboration strict afin d’en garantir l’authenticité, l’intégrité et la confidentialité.

Moyennant le respect des règles d’élaboration et de conservation, la facture électronique devient alors un document de valeur comparable à celle d’une facture physique.

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

  • Meilleur contrôle de la facturation

  • Réduction des coûts d’archivage

  • Rapidité de l’envoi et des paiements

  • Réduction de l’empreinte écologique

  • Economie sur l’affranchissement

  • Réception hors horaires postaux

  • Possibilité d’intégration et d’importation automatique en comptabilité sans ressaisie

Que dit la législation sur le sujet de la dématérialisation des factures ?

Depuis 2015, la loi Macron oblige l’acceptation des factures électroniques entre entreprises privées si l’émetteur le demande. Cette loi est applicable aux grandes entreprises et depuis le 1er janvier 2018, elle concerne également les ETI (effectif supérieur à 250).

Pour les PME, l’émetteur se doit d’informer l’acheteur sur la formalisation électronique de la preuve d’achat, et ce jusqu’au 1er janvier 2019 (date à laquelle la loi Macron prendra effet pour les PME).

Plusieurs éléments sont requis afin de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de cette facture.

facture électronique obligation
  • L’authenticité de la source d’envoi

L’identité de l’émetteur du document doit apparaitre de façon officielle sous la forme d’une signature électronique, afin de certifier la qualité de la facture et l’horodater. La certification électronique du document va sceller le document et le rendre non répudiable ; l’émetteur ne pourra en aucun cas dénier avoir produit le document et son contenu.

  • L’intégrité et la lisibilité des données

Dans le monde professionnel, à la réception de la facture, l’acheteur doit être en mesure de lire le document originel et en vérifier l’authenticité. Pour lui permettre de recevoir un document électronique intègre et lisible, l’émetteur dispose de plusieurs solutions :

  • L’envoi en pièce jointe au format PDF, avec signature électronique de niveau RGS 1* minimum et accusé réception
  • L’envoi d’un mail comprenant un lien pour télécharger la facture au travers d’une plateforme sécurisée
  • L’échange de données informatisé (EDI)
  • L’utilisation d’un portail dédié à la facturation électronique (EDILINK)

Ses solutions doivent être inscrites dans l’obligation de piste d’audit fiable en matière de facturation (article 289 VII 1° du CGI).

La facturation à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics s’effectue sur une plateforme nommée Chorus Pro. Ce portail de dématérialisation de données enregistre les factures (saisies manuellement ou déposées en format PDF/xml) et contrôle l’avancement du traitement de celles-ci.

Les mentions obligatoires à indiquer sur les factures électroniques sont identiques à celles requises sur les factures papiers.

  • La conservation de la facture électronique

La durée de conservation, par l’émetteur et le destinataire, de factures électroniques, attendue par l’administration fiscale est de 10 ans.

Cela vous parait difficile ? Simplifiez cette démarche en passant par une plateforme dédiée à vos envois de factures électroniques !

solution facture électronique logiciel

Comment passer à la facturation électronique simplement, Les + d’Edilink ?

Edilink est spécialisé dans la dématérialisation de données et l’externalisation de courrier. L’entreprise maitrise le processus de facturation électronique et dispose d’une solution efficace pour l’envoi de vos factures électroniques.

Avec sa plateforme intuitive, l’émission de factures dématérialisées devient un jeu d’enfant. Edilink vous permet d’émettre des factures électroniques certifiées d’origine en toute sérénité avec une signature de niveau RGS 3*. Que ce soit pour des envois électroniques à destination d’entreprises privées, sous Chorus Pro pour les marchés publics, ou des envois papiers, Edilink transmet vos factures en suivant les réglementations en vigueur.

L’entreprise vous permet de stocker et contrôler à tout moment l’état de vos factures, physiques ou électroniques, pendant 10 ans via sa plateforme efficiente.

Réalisez des gains de productivité, et des économies grâce à l’émission de factures électroniques avec Edilink et sa gestion de facturation multicanale !

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