LE RECUEIL DES CONSENTEMENTS

POUR L’ENVOI D’AVIS ÉLECTRONIQUES

Chez Edilink, nous avons à cœur de vous proposer des solutions qui vous permettent l’optimisation de vos services et de votre gestion. C’est pourquoi nous vous proposons une solution de recueil de consentement pour l’envoi d’avis électroniques. Le recueil de consentement est une étape obligatoire.

Dans cet article, nous nous adressons tout particulièrement à notre clientèle syndics de copropriété. En effet, l’avis électronique est la solution idéale car il permet de notifier les convocations d’assemblée générale, les PV d’AG et d’envoyer des mises en demeure aux copropriétaires en toute simplicité.

L’envoi d’avis électroniques est une démarche réglementée, c’est pourquoi chez Edilink nous entretenons un partenariat solide avec AR24, le 1er prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI. Ainsi l’acheminement de vos avis électroniques se fait en toute sécurité et la valeur juridique dont ils ont besoin pour être parfaitement conformes au décret 2020-834 est respectée.

Maintenant, voyons ensemble ce qu’est un avis électronique, ce que représente le consentement et comment le mettre en place au sein de votre gestion en tant que syndic de copropriété.

“L’avis électronique is the new recommandé électronique ?”*

Pas vraiment… 

L’avis électronique est un nouveau procédé mis en place pour répondre aux besoins spécifiques des syndics de copropriété. Il permet plus de flexibilité que la lettre recommandée électronique sur certains points.

Notamment : 

• L’avis électronique est plus simple, le destinataire n’a pas à s’identifier lors de la réception de sa convocation d’AG, de son PV d’AG, ou de sa mise en demeure. 
• Vous êtes informé de chaque étape de l’envoi : la transmission, la réception et la négligence si l’avis n’est pas reçu dans un délai de 21 jours, au format dématérialisé.

Un autre point à ne pas négliger au niveau de l’utilisation de ce procédé. 

L’avis électronique ne peut être utilisé que dans les cas spécifiques suivants :

• La notification des convocations d’AG aux copropriétaires
• L’envoi des PV d’Assemblée générale
• L’envoi des mises en demeure en copropriété.

Pour toute autre communication réglementée, les syndics se tourneront vers la lettre recommandée, version papier ou version dématérialisée.

Cette dernière doit être qualifiée eIDAS pour une valeur probante. 

L’eIDAS, Electronic IDentification Authentication and trust Services, est un règlement de l’UE sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l’Union Européenne.

Dernier point, le recueil de consentement pour l’envoi d’avis électroniques doit se faire au préalable comme pour le recommandé électronique.

*"L’avis électronique est le nouveau recommandé électronique"

Suite à l’entrée en application du décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et relatif à diverses mesures concernant le fonctionnement de la copropriété, les syndics de copropriété peuvent transmettre, par voie électronique certaines communications courantes en copropriété.

Rappel du décret  n° 2020-834 qui définit le cadre juridique de l’avis électronique :

« Art. 64-2.-Pour l’application de l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, toutes les notifications et mises en demeure peuvent également être faites soit par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues par les articles R. 53 à R. 53-4 du code des postes et des communications électroniques, soit au moyen d’un procédé électronique mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l’intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications, dans les conditions prévues aux articles 64-5 à 64-9. » 

Ce que dit le RGPD :

Le consentement n’est pas un concept nouveau, puisqu’il était déjà inscrit dans la loi Informatique et Libertés. Le RGPD complète néanmoins sa définition et précise cette notion sur certains aspects, afin de permettre aux personnes concernées d’exercer un contrôle réel et effectif sur le traitement de leurs données. 

Le consentement est défini comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement”.

Enfin l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques : lors de l’envoi eIDAS, vous devez obtenir le consentement de votre destinataire non professionnel à recevoir vos communications électroniques à une adresse email donnée. Ce consentement est une étape indispensable qui doit précéder vos envois à destination de tout destinataire non professionnel ou administration. Le recueil du consentement n’est pas nécessaire pour un destinataire professionnel (entreprise).

Nous nous chargeons de recueillir le consentement de votre destinataire (non professionnel ou administration) pour vous grâce à notre partenaire AR24.

Pour le recueil de consentement pour l’envoi d’avis électroniques, deux possibilités s’offrent à vous. 

La première solution : 

Permettre à vos destinataires de donner leur consentement depuis un lien personnalisé.

Nous envoyons un email à tous les copropriétaires avec un lien spécifique à chaque copropriétaire pour qu’il accepte de recevoir des avis électroniques.

Les étapes de cette solution de recueil de consentement : 

1. Un lien personnalisé est généré
2. Nous partageons ce lien à chaque contact email
3. Les contacts intéressés par l’avis électronique remplissent un formulaire dédié et donnent leur consentement

La seconde solution : 

Envoyer à votre destinataire une demande de consentement quand vous déposez un courrier sur notre plateforme. 

Lorsqu’un syndic de copropriété dépose une convocation d’AG aux copropriétaires, un PV d’Assemblée générale ou une mise en demeure sur notre interface Edilink avec une adresse email renseignée pour chaque destinataire. Nous faisons partir automatiquement une demande de consentement au copropriétaire n’ayant pas encore donné son consentement. 

Le recueil se fait donc automatiquement et tous les consentements obtenus seront ajoutés pour les prochains envois.

Enfin, nous offrons également la possibilité d’ajouter manuellement un destinataire ayant déjà consenti (ou refusé) à recevoir des avis électroniques. Ce consentement doit avoir été recueilli par écrit, à une date exacte.

Les avantages de cette démarche de recueil de consentement :

• La liste des consentements recueillis est modifiable à tout moment.
• Le nombre d’adresses e-mails de destinataires ainsi que de leurs consentements est sans limite.
• Les réponses au formulaire sont enregistrées et classées. Vous êtes alors informés des acceptations, des refus et des demandes en attente.
• L’ajout de contact peut se réaliser un par un, ou en groupe (via un fichier Excel).
• Vous  ne payez que les consentements obtenus.

AR24 est reconnu comme société de confiance de la Commission Européenne, notamment grâce à la certification eIDAS.

Fiable, pratique, rapide, économique et écologique, AR24 est le seul service proposant l’identification universelle et à distance du destinataire afin de rendre les communications électroniques accessibles à tous.

Vous souhaitez être conseillé.e concernant l’avis électronique et le recueil de consentement ?

Un expert Edilink vous rappellera et répondra à toutes vos questions dans les plus brefs délais.