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Recueil de consentement et avis Electronique pour syndic de copropriété

fond ambiance bleu - site web edilink - spécialiste éditique et services numériques pour les entreprises et syndics
Recueil consentement - avis electronique syndic Edilink - service clé en main automatisé

Recommandé électronique, avis électronique pour les syndics de copropriété, Edilink... un sujet complètement maitrisé !

Après chaque envoi de courrier, Edilink envoie systématiquement un email à l’ensemble de vos copropriétaires pour les inciter à passer à l’avis électronique en remplacement du courrier recommandé classique postal. Une fois le consentement recueilli, nous savons gérer et scinder vos envois selon le mode de communication choisie.

Vous n’avez plus aucune démarche à faire. En prime, vous réduisez frais de copie et vous êtes en parfaite conformité avec la loi Alur.

Nos Solutions

Simplifiez vos échanges avec vos copropriétaires, assurez la conformité et la délivrabilité de vos envois, réduisez vos coûts.

Solution dématérialisée :
avis électronique

Des processus simplifiés pour des copropriétaires à l’aise avec la dématérialisation.

Les avantages

Envoi express courrier moins chers avec edilink - services dédié aux entreprises et syndics

Rapide

Preuves dématérialisées
Réception immédiate
Campagne sms marketing Edilink - Une offre économique

Économique

Tarif unique quel que soit le volume
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Pratique

Pas besoin d'identification de l'expéditeur et du destinataire
campagne SMS edilink - informer vos clients et copropriétaires en couplant vos envois de courriers à une SMS dédié pour s'assurer de la prise en compte de l'information

Accessible

7j/7 en 1 clic
Traçabilité et preuve du contenu

L’avis électronique est une alternative à la Lettre Recommandée Electronique. Il détient la même valeur juridique et le même niveau de sécurité.

Son atout ? Les démarches sont ultra-simplifiées : nul besoin de disposer d’un smartphone, de photographier sa carte d’identité et de se munir d’une webcam pour prouver son identité. En 1 clic et via l’équipement de son choix, votre destinataire récupère son courrier électronique.

L’avis électronique a été conçu spécialement pour les Syndics de Copropriété dans le but de simplifier les usages et de les accompagner en douceur vers la dématérialisation. Conforme au décret 2020-834 du 2 juillet 2020, l’avis électronique est valable uniquement pour notifier des assemblées générales, des procès-verbaux d’AG et des mises en demeure.

L’avis électronique simple est dédié aux administrateurs de biens.

S’il n’est pas l’équivalent juridique d’une lettre recommandée, l’avis électronique simple est beaucoup plus sécurisé qu’un email. En effet, il vous permet de tracer, conserver et prouver vos envois.

Par ailleurs, en plus de vous faire gagner en fiabilité, en tant que syndic, recevoir des avis électronique est également un gain de temps non négligeable pour chaque propriétaire. En effet, alors qu’une lettre recommandée peut mettre plusieurs jours pour parvenir à son destinataire, l’avis électronique est instantané. De même pour la preuve de dépôt qui est immédiatement générée.

Dématérialisez vos courriers et recommandés pour réduire considérablement vos charges

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Avis électronique :
comment ça marche, concrètement ?

lettre-recommandee- suivi la poste et lettre recommandée electronique suivi avec Edilink Prestataire postal hybride officiel et certifié

Gérez vos
avis électroniques
avec Edilink

En tant que Syndic de Copropriété, vous devez envoyer votre courrier électronique à minima 21 jours ouvrés avant la date de l’Assemblée Générale. Edilink, expert de courrier des syndics vous engage a anticiper au mieux cet envoi pour assurer vos délais juridiques. Une fois le courrier réceptionné envoyé, le destinataire devra “accusé – réception” d’un simple clic. Si ce n’est pas le cas, l’expéditeur recevra une preuve de négligence.

LRE VS Avis électronique simple : que choisir ?

Lettre recommandée électronique (LRE)

CERTIFICATION
La lettre recommandée électronique est certifiée aux normes européennes eiDAS

CONFIDENTIALITE
L’émetteur et l’objet du mail sont confidentiels

VALIDITE
La durée de validité du recommandé est de 15 jours

TARIFICATION
À partir de 4,10 € HT par LRE

NOTIFICATION
Le destinataire est notifié par SMS

Avis électronique
SIMPLE

CERTIFICATION
L’avis électronique simple est certifié aux normes françaises

CONFIDENTIALITE
L’émetteur et l’objet du mail sont renseignés

VALIDITE
La durée de validité du recommandé est de 21 jours

TARIFICATION
à partir de 2,75 € HT par envoi unitaire

NOTIFICATION
Le destinataire est notifié par SMS

La force Edilink

centraliser-envois-courrier-avec-edilink

Chez Edilink nous entretenons un partenariat solide avec AR24, 1er prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI et certifié eiDAS pour assurer l’acheminement de vos avis électroniques en toute sécurité et conformité. L’envoi par avis électronique est une démarche réglementée, vous devez recueillir le consentement de vos copropriétaires.

Nos équipes vous proposent également un service pour recueillir le consentement auprès de vos copropriétaires.

AR24 envoi de recommandé électronique -avis électronique Partenaire Edilink

Solution de
recueil de consentement
pour syndic de copropriété

Des processus simplifiés pour des copropriétaires à l’aise avec la dématérialisation.

Chez Edilink, nous avons à cœur de vous proposer des solutions de gestion administrative qui vous simplifient la vie. C’est pourquoi nous vous proposons une solution de recueil de consentement pour l’envoi de vos avis électroniques. Le recueil de consentement est une étape obligatoire pour pouvoir envoyer vos convocations d’AG, PV ou encore mise en demeure par avis électronique.

Comment ça marche, concrètement ?

Nous nous chargeons de recueillir le consentement de votre destinataire (non professionnel ou administration) pour vous grâce à notre partenaire AR24. En passant par Edilink, deux possibilités s’offrent à vous :

RECUEIL DE CONSENTEMENT PAR EMAIL OCCASIONNEL

Nous rédigeons pour vous et à vos couleurs un email à destination de vos contacts cibles pour recueillir leur consentement. Celui-ci est envoyé dès lors que vous nous exprimez votre besoin.

  1. Un lien AR24 personnalisé est généré
  2. Nous partageons ce lien à chaque contact email
  3. Les contacts intéressés par l’avis électronique remplissent un formulaire dédié à AR24 et approuvent leur consentement
  4. Vous accédez à la liste d’acceptation / de refus

RECUEIL DE CONSENTEMENT AUTOMATISÉ

Edilink se charge de A à Z d’envoyer des demandes de consentement certifiées auprès de vos copropriétaires et vous restitut le résultat sur votre espace client.

La force Edilink

Vous souhaitez recueillir des consentements sans rien faire ?

Avec nous, gain de temps et jusqu’à 80% d’économies assurés !

FAQ Avis électronique & Recueil de consentement pour les syndics

L’avis électronique is the new recommandé électronique ?”* Pas vraiment…

L’avis électronique est un nouveau procédé mis en place pour répondre aux besoins spécifiques des syndics de copropriété. Il permet plus de flexibilité que la lettre recommandée électronique sur certains points.

Notamment :
L’avis électronique est plus simple, le destinataire n’a pas à s’identifier lors de la réception de sa convocation d’AG, de son PV d’AG, ou de sa mise en demeure.
Vous êtes informé de chaque étape de l’envoi : la transmission, la réception et la négligence si l’avis n’est pas reçu dans un délai de 21 jours, au format dématérialisé.
Un autre point à ne pas négliger au niveau de l’utilisation de ce procédé.

Tous les opérateurs postaux français proposent un service d’expédition de lettres recommandées via Internet. L’entreprise postale se charge de l’impression, de la mise sous pli et de l’expédition.

Le procédé est rapide et simple : il suffit de télécharger son document, de renseigner les coordonnées du ou des destinataires, de valider. Le service postal imprime le courrier qui sera remis par un facteur au domicile de son destinataire.
Il existe en France différentes offres de recommandé que vous pouvez utiliser en tant que syndicat des copropriétaires :

  • Le recommandé premium
  • Le recommandé électronique ou LRE

L’avis électronique ne peut être utilisé que dans les cas spécifiques suivants :

  • La notification des convocations d’AG aux copropriétaires
  • L’envoi des PV d’Assemblée générale
  • L’envoi des mises en demeure en copropriété.
  • Pour toute autre communication réglementée, les syndics se tourneront vers la lettre recommandée, version papier ou version dématérialisée.

Cette dernière doit être qualifiée eIDAS pour une valeur probante.

L’eIDAS, Electronic IDentification Authentication and trust Services, est un règlement de l’UE sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l’Union Européenne.

Dernier point : pour la bonne gestion de la copropriété en tant que syndic, le recueil de consentement pour l’envoi d’avis électroniques doit se faire au préalable comme pour le recommandé électronique.

*”L’avis électronique est le nouveau recommandé électronique”

LE CADRE LÉGAL ET JURIDIQUE

Suite à l’entrée en application du décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et relatif à diverses mesures concernant le fonctionnement de la copropriété, les syndics de copropriété peuvent transmettre, par voie électronique certaines communications courantes en copropriété.

Obtenir le consentement des copropriétaires tout en protégeant les données personnelles est quelque chose d’essentiel aux yeux de la CNIL. Le but étant d’éviter tout risque de divulgation de données et/ou de mauvaise utilisation des données.

Rappel du décret n° 2020-834 qui définit le cadre juridique de l’avis électronique :

« Art. 64-2.-Pour l’application de l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, toutes les notifications et mises en demeure peuvent également être faites soit par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues par les articles R. 53 à R. 53-4 du code des postes et des communications électroniques, soit au moyen d’un procédé électronique mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l’intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications, dans les conditions prévues aux articles 64-5 à 64-9. »

Ce que dit le RGPD :

Le consentement n’est pas un concept nouveau, puisqu’il était déjà inscrit dans la loi Informatique et Libertés. Le recueil des données personnelles en copropriété n’y échappe pas. Le RGPD complète néanmoins sa définition et précise cette notion sur certains aspects, afin de permettre aux personnes concernées d’exercer un contrôle réel et effectif sur le traitement de leurs données.

Le consentement est défini comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement”.

Enfin l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques : lors de l’envoi eIDAS, vous devez obtenir le consentement de votre destinataire non professionnel à recevoir vos communications électroniques à une adresse email donnée. Ce consentement est une étape indispensable qui doit précéder vos envois à destination de tout destinataire non professionnel ou administration. Le recueil du consentement n’est pas nécessaire pour un destinataire professionnel (entreprise).

Le consentement est obligatoire lorsque le destinataire est un particulier. Il permet de lier une identité à une adresse mail.
Le copropriétaire peut donner son accord lors d’une Assemblée Générale, ou par tout moyen conférant une date certaine (décret n°2019-650 du 27 juin 2019.

Le Nom et le Prénom du destinataire doit être obligatoirement renseigné avant d’effectuer un envoi de courrier en LRE. Si le destinataire est une entreprise, il esr préférable de notifier un dirigeant (prénom et nom) et de renseigner la raison sociale de l’entreprise.

Enfin, assurez vous que vos copropriétaires sont bien équipés et bien renseignés pour recevoir la première LRE.

A savoir : dans le cadre de son activité, le syndic doit veiller à garantir la protection des données et la bonne gestion des données personnelles.

AR24 est reconnu comme société de confiance de la Commission Européenne, notamment grâce à la certification eIDAS.

Fiable, pratique, rapide, économique et écologique, AR24 est le seul service proposant l’identification universelle et à distance du destinataire afin de rendre les communications électroniques accessibles à tous.

Nos autres solutions pour les Syndics

Simplifiez vos échanges avec vos copropriétaires, assurez la conformité et la délivrabilité de vos envois, réduisez vos coûts.

Vous souhaitez être conseillé.e concernant l’avis électronique et le recueil de consentement ?

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