L’externalisation de l’archivage, une démarche stratégique

L’archivage électronique est un enjeu majeur pour les syndics désireux de disposer d’un système de consultation de données efficient. Edilink propose une solution d’externalisation de l’archivage physique et numérique (EdiScan) dédiée aux syndics de copropriété.

Quand les archives physiques deviennent un fardeau

Afin de garantir la bonne conservation des archives, celles-ci doivent être stockées dans des locaux secs, ventilés, sécurisés et suffisamment volumineux pour y accueillir l’accumulation sur plusieurs années des dossiers de chaque immeuble. La recherche et la consultation de document papier est complexe et coûteuse.

La loi Alur a clarifié le rôle du syndic dans sa responsabilité de la gestion des archives en copropriété ; elle en est désormais dédouanée en cas d’externalisation.

Bien que les syndics de copropriété aient l’obligation d’obtenir l’accord de la majorité des copropriétaires lors d’une assemblée générale pour confier l’entreposage des archives à une entreprise tiers ; quand la proposition est pertinente, l’externalisation est plutôt bien accueillie par l’ensemble de l’assistance.

Malgré les encouragements du gouvernement à réduire les émissions de papier et la perte d’espace physique engendré par les piles de dossier de copropriété, les syndics n’ont pas forcément le temps, ni la main d’œuvre suffisante et qualifiée, pour s’atteler à cette tâche.

C’est pourquoi Edilink vous propose une prestation économique, alliant l’archivage physique et numérique.

Solution d'archivage Edilink

EdiScan, notre solution de conservation et consultation de documents

Nous nous occupons de la récupération des archives, de la préparation et de la dépollution des documents (agrafes, reliures, classeurs …). Les documents ainsi libérés de toutes entraves sont placés dans des séparateurs, des dossiers, puis numérisés et indexés sur notre plateforme d’archivage sécurisée.

Vous les obtenez sous une nouvelle forme, dématérialisés, toujours disponibles via l’interface de stockage numérique, accessible grâce à votre identifiant et votre mot de passe et consultable sur votre ordinateur, tablette ou smartphone. La recherche est instantanée, et vous pouvez les restituer, les envoyer aux demandeurs en cas de besoin.

Les documents physiques seront par la suite stockés chez notre partenaire Smart Archives. Le délai de prise en charge des archives dormantes peut atteindre 10, 20 ou 50 ans selon la nature des documents.

De plus, nous vous faisons profiter d’un tarif avantageux. Le coût d’externalisation de l’archivage est de 4€ HT par an et par lot principal pour une conservation de 10 ans (physique et numérique).

Solution d'archivage Edilink

La société Edilink vous propose une prestation de prise en charge de vos archivages à un tarif très concurrentiel pour un gain d’espace, une sécurisation et une simplification d’accès à la consultation de vos archives.

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